Quando un dipendente o collaboratore (come un amministratore di società) svolge un’attività fuori sede, l’azienda può riconoscere due tipi di compensi:

• Indennità di trasferta, a titolo risarcitorio per il disagio;
• Rimborso spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto.

Cosa dice il fisco

Le spese rimborsate non concorrono al reddito del dipendente se sono semplici rimborsi e rispettano determinati requisiti. Tuttavia per essere esenti da tassazione devono essere pagate con mezzi tracciabili (carta, bonifico, ecc.).

L’indennità di trasferta invece può essere parzialmente o totalmente tassata, in base al sistema adottato (forfettario, misto o analitico).

Deducibilità per l’impresa

In linea generale, le spese di trasferta sono deducibili per l’impresa, ma esistono limiti da rispettare.

1. Vitto e alloggio (trasferte fuori comune)

• deduzione massima giornaliera:
  • 180,76 € in Italia
  • 258,23 € all’estero
• Solo se il rimborso è analitico (cioè documentato voce per voce).
• Se si usa il rimborso forfettario o misto, questi limiti non si applicano.

2. Rimborso chilometrico

• è deducibile solo nel limite dei costi di percorrenza per:
  • veicoli fino a 17 CV fiscali se benzina
  • 20 CV se diesel

3. Tracciabilità obbligatoria

Tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto dovranno essere pagate in modo tracciabile per essere deducibili.

Come documentare le spese

Anche quando le spese sono deducibili, è importante conservarne la documentazione. Serve:

• una nota spese riepilogativa redatta dal dipendente;
• scontrini, ricevute o biglietti che dimostrino il collegamento con la trasferta.

Non è obbligatorio che i documenti siano intestati all’azienda o al dipendente, ma devono essere coerenti con luogo e data della trasferta.

Esempi di documentazione valida:

• scontrini parlanti per vitto/alloggio;
• biglietti mezzi pubblici anche anonimi;
• foglio viaggi per i rimborsi chilometrici (con km percorsi e tratte).

Come classificare in contabilità

• Indennità di trasferta: voce B.9 (può essere tassata parzialmente).
• Rimborsi spese (vitto, alloggio, viaggi): voce B.7 (costi per servizi).
• Rimborsi chilometrici: voce B.7 (con limite potenza veicolo).

In sintesi

Nota finale: anche per studi odontoiatrici strutturati come società, una corretta gestione delle trasferte è fondamentale per non perdere deducibilità. Le nuove regole sulla tracciabilità richiedono una maggiore attenzione nella modalità di pagamento e nella conservazione dei documenti.