La Commissione Unioncamere / Notariato ha recentemente pubblicato una serie di chiarimenti riguardanti l’obbligo per gli amministratori di società di disporre di un domicilio digitale (PEC) da comunicare al Registro delle Imprese.

Si tratta di un adempimento introdotto dalla Legge 207/2024 (Finanziaria 2025), che ha modificato l’art. 5, comma 1, del DL 179/2012, con l’obiettivo di garantire una comunicazione ufficiale, tracciabile e sicura tra imprese, amministratori e Pubblica Amministrazione.

A chi si applica l’obbligo

Secondo la Commissione, l’obbligo riguarda tutti gli amministratori di società, anche se non operativi o privi di deleghe, e si estende anche ai liquidatori, in quanto amministratori della società in liquidazione.

Sono invece esclusi:

• i procuratori, compresi i direttori generali;
• i preposti di società estere con sede secondaria in Italia.

Società interessate

Rientrano nell’obbligo soltanto le società che esercitano attività d’impresa, indipendentemente dalla forma giuridica (srl, spa, snc, sas, ecc.).

Ne restano escluse:

• le società che non svolgono attività d’impresa (come società tra professionisti o tra avvocati);
• i consorzi;
• gli enti che, pur svolgendo attività d’impresa, non hanno forma societaria;
• i contratti di rete.

Decorrenza dell’obbligo

L’obbligo di comunicare la PEC dell’amministratore:

• si applica alle imprese costituite dal 1° gennaio 2025, per le quali la comunicazione va fatta contestualmente alla domanda di iscrizione al Registro Imprese;
• vale anche per le richieste di iscrizione di nomina o rinnovo presentate dal 1° gennaio 2025.
  

Per le società già costituite al 1° gennaio 2025, Unioncamere precisa che non esiste un termine di scadenza per adempiere, contrariamente a quanto indicato dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MiMiT), che aveva fissato il termine al 31 dicembre 2025.

La comunicazione del domicilio digitale da parte degli amministratori già in carica al 1° gennaio 2025 è inoltre esente dai diritti di segreteria.

Come deve essere comunicato il domicilio digitale

Il domicilio digitale corrisponde a un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) valido ai fini delle comunicazioni legali.

L’amministratore può scegliere tra diverse modalità:

• utilizzare la propria PEC personale;
• utilizzare la stessa PEC personale per più società;
• utilizzare PEC diverse per ciascuna carica ricoperta;
• eleggere domicilio digitale presso la PEC della società in cui svolge la propria funzione (cosiddetto “domicilio speciale elettronico”).

Quest’ultima possibilità è una delle principali novità dei chiarimenti Unioncamere / Notariato, che consente di indicare la PEC aziendale come domicilio dell’amministratore, in deroga alla posizione del MiMiT, secondo cui impresa e amministratore dovrebbero disporre di indirizzi distinti e di titolarità esclusiva.

Non è invece possibile indicare come domicilio digitale:

• la PEC di un’altra società;
• la PEC di un altro amministratore o liquidatore.

In sintesi

I chiarimenti della Commissione Unioncamere / Notariato definiscono un quadro più flessibile rispetto a quanto inizialmente previsto dal Ministero.
In particolare:

• l’obbligo riguarda tutti gli amministratori, anche non operativi;
• non vi è scadenza per la comunicazione da parte delle società già esistenti al 1° gennaio 2025;
• è possibile utilizzare la PEC della società come domicilio digitale dell’amministratore.

Queste precisazioni hanno l’obiettivo di uniformare le procedure di deposito presso i Registri delle Imprese e semplificare l’adempimento, mantenendo la tracciabilità e la validità legale delle comunicazioni digitali.

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