Con la Circolare n. 15 del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un quadro organico di indirizzi interpretativi e istruzioni operative in materia di tracciabilità dei pagamenti relativi alle spese di trasferta, missione e rappresentanza.
Il documento dà attuazione alle disposizioni introdotte da:
- D.Lgs. n. 192/2024,
- Legge n. 207/2024,
- D.L. n. 84/2025,
con l’obiettivo di chiarire quando e a quali condizioni le spese devono essere pagate con strumenti tracciabili per non concorrere alla formazione del reddito e per risultare fiscalmente deducibili.
Ambito di applicazione della tracciabilità
La Circolare chiarisce che l’obbligo di pagamento tracciabile riguarda:
- le spese di trasferta e missione;
- le spese di rappresentanza.
L’obbligo è finalizzato:
- alla non imponibilità delle somme rimborsate;
- alla deducibilità fiscale dei costi sostenuti.
Un aspetto rilevante riguarda il perimetro territoriale:
le disposizioni si applicano esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
Differenziazione per tipologia di reddito
La Circolare distingue in modo chiaro la disciplina della tracciabilità in base alla natura del reddito, fornendo indicazioni specifiche per ciascun ambito.
- Lavoro dipendente
Viene disciplinata la tracciabilità delle spese sostenute per trasferte o missioni dei lavoratori dipendenti, ai fini della corretta determinazione del reddito di lavoro dipendente.
L’attenzione è posta sul requisito del pagamento tracciabile come condizione per la non concorrenza al reddito delle somme rimborsate.
- Lavoro autonomo
La Circolare affronta la tracciabilità:
- delle spese per trasferte o missioni;
- delle spese di rappresentanza,
ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo, chiarendo quando tali costi possono essere considerati fiscalmente rilevanti.
- Reddito d’impresa – trasferte e missioni
Per il reddito d’impresa vengono fornite indicazioni sulla tracciabilità delle spese di trasferta o missione, precisando i requisiti necessari affinché i costi siano deducibili.
- Reddito d’impresa – spese di rappresentanza
Un’apposita sezione è dedicata alla tracciabilità delle spese di rappresentanza sostenute nell’ambito del reddito d’impresa, sempre ai fini della corretta determinazione fiscale.
Un quadro interpretativo unitario
Nel complesso, la Circolare n. 15/2025 fornisce un quadro unitario e sistematico delle regole sulla tracciabilità dei pagamenti, chiarendo:
- quali spese sono interessate dall’obbligo;
- per quali soggetti (dipendenti, professionisti, imprese);
- a quali fini fiscali (non imponibilità e deducibilità);
- con riferimento esclusivo alle spese sostenute in Italia.
Si tratta di un documento di riferimento utile per una corretta gestione fiscale delle spese di trasferta, missione e rappresentanza, alla luce delle più recenti modifiche normative.